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同じ内容の手紙を複数の人に送る場合、「同時送信」という機能が役立ちます。例えば、会合の案内や知らせなどを関係者全員に送る際に便利です。あて先欄に主な受け取り手を書き、「同時送信」欄にはその他の関係者を書き込むことで、全員が同じ情報を受け取ることができます。これは、一人ずつ手紙を送る手間を省き、情報を速やかに共有するための効率的な方法です。ただし、「同時送信」を使う際には、受け取り手全員の連絡先が公開されることを理解しておく必要があります。個人の情報保護の観点から、安易に「同時送信」を使うのではなく、誰にどの情報を伝えるべきかを注意深く考えることが重要です。 多くの手紙作成ソフトでは、「同時送信」欄に入力した連絡先は他の受け取り手にも表示されます。そのため、受け取り手の個人情報保護には十分に気を配る必要があります。例えば、顧客への案内状を一斉送信する場合、全員の連絡先を「同時送信」に書き込むと、それぞれの顧客に他の顧客の連絡先が見えてしまうことになります。これは、顧客の個人情報保護の観点から好ましいとは言えません。このような場合、「宛名非表示送信」という機能を使うことで、個々の受け取り手には他の受け取り手の連絡先が表示されなくなります。「宛名非表示送信」を使うと、それぞれの受け取り手は自分自身だけに手紙が送られたように見えます。これは、受け取り手の個人情報を保護する上で非常に効果的な方法です。 「同時送信」と「宛名非表示送信」は、どちらも複数の人に同じ内容の手紙を送るための機能ですが、情報の公開範囲が異なります。使い分けることで、受け取り手の個人情報を守りながら、効率的に情報共有を進めることができます。誰にどのような情報を伝え、どの程度の範囲で共有したいのかを考え、状況に応じて適切な送信方法を選びましょう。手紙を送る前に、今一度、宛先、同時送信、宛名非表示送信のそれぞれの欄を確認し、誤送信や情報漏洩を防ぐように心がけることが大切です。