自動化

事務作業を簡単にするための便利な道具として、マクロ言語というものがあります。これは、表計算や文書作成といった、よく使う事務ソフトの中で、決まった作業手順を自動でやってくれる、簡単なプログラム言語のようなものです。 例えば、毎日同じように行うデータ入力や、書類の書式設定、決まった計算処理などを、まとめて記録しておくことができます。そして、その記録を再生させれば、まるで自動で操作してくれるかのように、記録された作業が実行されます。これにより、面倒な作業時間を大幅に短縮し、仕事の効率を上げることができます。 マクロ言語は、たいていの事務ソフトに最初から備わっていて、それぞれのソフトに合わせた特別な機能や命令を持っています。ですから、たとえ同じマクロ言語であっても、表計算ソフトと文書作成ソフトでは、書き方や使える機能が違っていることがあります。 しかし、基本的な仕組みはどのソフトでも同じです。一度マクロ言語の使い方を覚えてしまえば、色々なソフトで応用できます。例えば、表計算ソフトで覚えたマクロの書き方を応用すれば、文書作成ソフトでも同じように自動化を進めることができます。 マクロを使うことで、作業の正確さも向上します。人間が手作業で行うと、どうしても入力ミスや操作ミスが起こってしまう可能性があります。しかし、マクロに記録された作業は、毎回全く同じように実行されるので、ミスを減らすことができます。また、複雑な作業をマクロに記録しておけば、誰でも簡単にその作業を実行できるようになるので、業務の標準化にも役立ちます。