
作業の引き継ぎを円滑に進める秘訣
仕事を引き継ぐとは、担当する仕事や役割、責任などを別の人に渡すことを意味します。組織や仲間で仕事を進める上で、欠かせない大切な手順の一つです。担当者が変わったり、仕事の手順が変わったりする時、きちんと引き継ぎが行われないと、情報が抜け落ちたり、仕事が滞ったりしてしまいます。最終的には、仕事の質が下がったり、利用者の満足度が下がったりする可能性もあります。滞りなく引き継ぎを行うためには、前もって細かく計画を立て、関係者全員でしっかり連携することが必要不可欠です。
引き継ぎは、ただ情報を伝えるだけではありません。責任を移すという意味もあり、後任の人が滞りなく仕事を進められるように、必要な知識や技術、現状などを共有する場でもあります。ですから、引き継ぎでは、双方向の意思疎通が大切です。疑問点や不明な点があれば、その場で解決することが重要です。口頭での説明だけでなく、文書や図表などを用いて分かりやすく説明することも大切です。例えば、業務の手順書を作成したり、システムの操作方法を動画で記録したりすることで、後任者はいつでも必要な情報を確認することができます。また、引き継ぎが終わった後も、しばらくの間は支える体制を整え、スムーズな業務遂行を手助けすることも大切です。困った時にすぐに相談できる窓口を設けたり、定期的に進捗状況を確認する機会を設けることで、後任者が安心して業務に取り組める環境を作る必要があります。このように、綿密な計画と双方向の意思疎通、そして継続的な支援によって、初めてスムーズな引き継ぎが実現するのです。