グループウェアで業務効率化

グループウェアで業務効率化

グループウェアとは

仕事の仲間同士で情報を共有したり、やり取りをしたりすることを助ける「グループウェア」というものがあります。これは、会社の計算機ネットワークを使って、みんなで同じ情報を見たり、一緒に仕事をしたりできるようにする道具です。

たとえば、会議の日程を決める、会議室を押さえる、仕事の進み具合を管理するといったことを、このグループウェア上でできます。今までのように、電話や紙でやっていたことが、計算機でできるようになるので、時間と手間が大幅に省けます。

みんなで情報を共有することで、担当者がいないときでも仕事が滞ることがなくなります。誰が何をいつまでにやるのか、といったことがすぐに分かり、他の人が代わりに対応することもできます。また、情報を探す手間も省け、必要な時にすぐに見つけられます。

グループウェアには、色々な種類があります。会社の規模や、どのような仕事をするかによって、ぴったりのものを選ぶことが大切です。例えば、大勢で同時に文書を作ったり、修正したりする機能が必要な場合もあります。また、顧客の情報や、商品の在庫状況などを管理する機能が必要な場合もあります。

グループウェアを使うことで、仕事の効率が上がり、質も向上することが期待できます。情報共有や連絡がスムーズになり、無駄な作業を減らすことができます。また、場所や時間に縛られずに仕事ができるようになるので、柔軟な働き方ができるようになります。

主な機能

仕事の仲間で情報を共有したり、共同で作業を進めるための便利な道具として、グループウェアがあります。この便利な道具には、一般的に様々な機能が備わっており、仕事仲間との連携を円滑に進めるのに役立ちます。

まず、連絡を取り合うための機能として、手紙のような役割を果たす電子メールがあります。これは、組織の中で情報を素早く伝えるために欠かせないものです。次に、予定を管理するための機能があります。これは、個人の予定だけでなく、仲間全体の予定を共有することで、会議の調整や場所などの資源の割り当てを効率的に行うことができます。みんなで使う書類や資料などを整理するためのファイル管理機能も備わっています。これは、情報を整理された場所に保管することで、必要な情報をすぐに見つけ、利用しやすくするものです。さらに、ファイル管理機能に、誰がいつ、どのファイルを更新したかを記録する機能が加わっている場合もあります。この機能は、誤った編集や情報の混乱を防ぐのに役立ちます。最後に、お知らせや話し合いの場として使える掲示板機能もあります。これは、組織内での情報共有や意見交換を活発にする効果があります。

このように、グループウェアは多様な機能を備えており、組織内での情報伝達や共同作業をスムーズに進めるための重要な役割を担っています。これらの機能を活用することで、仕事の効率を高め、円滑なコミュニケーションを実現することが期待できます。

導入のメリット

仕事仲間で使う道具を入れることで、たくさんの良いことがあります。まず、仕事のやり方が早くなります。みんなで見るものや話し合うことを、一つの場所に集めて、すぐに誰でも見ることができるようにすれば、仕事が速く進むようになります。また、機械を使って、いつも決まった手順でやる仕事を自動でできるようにすれば、時間も手間も省けます。例えば、これまで紙でやり取りしていた申請を、道具を使って画面上で送受信するようにすれば、紙を印刷したり、持ち運んだりする手間が省けて、承認までの時間もずっと短くなります。

次に、仲間と活発に話し合えるようになります。道具の中にある掲示板や、すぐにお返事が送れるおしゃべり機能を使えば、部署や班が違う仲間とも、気軽に話し合えるようになります。例えば、新しい仕事の進め方について、他の部署のやり方を参考にしたいとき、掲示板で質問を投げかければ、すぐに教えてもらうことができます。このような情報交換が活発に行われることで、新しい考えが生まれたり、仕事の質が向上したりすることも期待できます。

さらに、お金を節約することもできます。紙を使う量が減るので、紙の購入費や印刷代が少なくなります。また、書類を郵送する必要がなくなれば、郵送代も節約できます。さらに、打ち合わせのために別の場所へ移動する回数も減るので、移動にかかるお金や時間も節約できます。紙を使わないようにすることは、環境を守ることにもつながります。このように、仕事仲間で使う道具を導入することで、仕事が早くなり、仲間と活発に話し合いができるようになり、お金の節約にもつながるなど、多くの良い効果が期待できます。

代表的な製品

仕事仲間と情報を共有したり、共同で作業を進めるための集団作業支援の仕組み、いわゆるグループウェア。色々な製品がありますが、ここでは代表的なものをいくつかご紹介します。

古くからある製品として、まずアイビーエム社のロータスノーツが挙げられます。こちらは、大規模な組織で広く使われており、多くの機能と高い安定性を持ちます。同じくマイクロソフト社のエクスチェンジサーバーも、大企業を中心に利用されています。こちらも、ロータスノーツと同様に豊富な機能と高い信頼性を備えています。これらの製品は、自社の設備に導入するタイプで、情報管理を自社で行うことができます。

近年では、初期費用を抑え手軽に導入できる、いわゆる雲上タイプのグループウェアも人気を集めています。代表的なものとしては、グーグル社のグーグルワークスペースやマイクロソフト社のマイクロソフト365などがあります。これらの製品は、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用できるため、場所を選ばずに仕事を進める際に大変便利です。特に、在宅勤務を推進する上で大きな役割を果たしています。

このように、グループウェアには様々な種類があります。導入する際には、組織の規模や利用目的、費用などを考慮し、最適な製品を選ぶことが重要です。従来型の自社設備に導入するタイプは、情報管理を自社で徹底できます。一方、雲上タイプは、手軽に導入でき、場所を選ばずに使えるという利点があります。それぞれの製品の特徴を理解した上で、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

今後の展望

仕事仲間で情報を共有したり、共同で作業を進めるための集まり道具は、今後ますます便利になると見られています。これまで以上に色々なことができるようになり、仕事のやり方も大きく変わっていくでしょう。

例えば、人の知恵を模倣した機械であるとか、身の回りのあらゆる機器を繋ぐ技術などと組み合わせることで、集まり道具はもっと進化します。これにより、会議の予定を組んだり、やるべき仕事を管理する作業を自動でしてくれるようになります。また、それぞれの利用者に合わせた最適な知らせを届けることもできるようになるでしょう。

さらに、繋がった機器から得られる情報を利用することで、会議室が使われているかどうかをすぐに知ったり、職場内の温度や明るさを自動で調整したりすることも可能になります。例えば、会議室の前に人が集まっていることを感知したら、部屋の電気を点けたり、空調を調整したりするといった具合です。

このように、集まり道具は、ただ単に仕事の効率を上げるための道具ではなく、会社全体の成果を上げるための土台へと変わっていくと考えられます。そして、より働きやすい環境を作るため、あるいは、もっと自由に働けるようにするために欠かせない道具となるでしょう。これまでのように決まった場所に集まって仕事をするだけでなく、場所を選ばずに働いたり、働く時間や日数を自由に決めたりすることが当たり前になるかもしれません。集まり道具は、そうした新しい働き方を支える重要な役割を担うことになるでしょう。