印刷をもっと便利に！プリントサーバー徹底解説

印刷をもっと便利に！プリントサーバー徹底解説

プリントサーバーとは

印刷を取りまとめる装置、または印刷を取りまとめるための道具のことを、印刷仲介機と呼びます。これは、幾つもの計算機から、一台の印刷機をみんなで使えるようにするためのものです。家庭や小さな事務所では、無線で繋がる通信機器に、この印刷仲介機の働きが備わっていることが多く、知らず知らずのうちに使っている人も少なくありません。

印刷仲介機を使うことの利点は、それぞれの計算機に印刷機を繋ぐ必要がなくなり、配線の面倒や費用を抑えることができる点です。また、印刷機をみんなで使うことで、どの計算機からでも印刷できるようになり、仕事の効率が上がることが見込めます。印刷機の置き場所も自由に選べるので、事務所の配置を最適化できるという利点もあります。

加えて、最近は印刷の指示や記録を管理したり、安全性を高めたりする働きを持つ、高性能な印刷仲介機も出てきており、会社などの印刷の状況を、より能率的に管理できるようになっています。例えば、誰がいつ、何を印刷したかを記録することで、印刷にかかる費用の節約や、情報の流出を防ぐ対策に役立てることができます。このように、印刷仲介機は、ただ印刷を便利にするだけでなく、会社の計算機全体の環境を良くする上でも、大切な役割を担っています。

最近注目されている、雲の上の印刷と呼ばれるものも、広い意味では印刷仲介機の一種と見なせます。雲の上の印刷では、網の目を通して印刷の指示を送るので、場所を選ばずに印刷できるという利点があります。また、印刷の指示を仲介機の上でまとめて管理できるので、安全性という面でも優れています。このように、印刷仲介機は技術の進歩とともに発展を続けており、これからもますます使い勝手が良くなっていくことが期待されます。

導入のメリット

仕事場での印刷環境をより良くするために、印刷を取りまとめてくれる機器、いわゆる印刷仲介機の導入には様々な利点があります。まず、いくつもの計算機で一台の印刷機を共有できるようになるため、印刷機の購入費用や設置場所の節約になります。それぞれの計算機に印刷機を繋ぐ必要がないので、配線もすっきりし、職場環境の改善にも繋がります。また、どの計算機からでも印刷ができるようになるので、部署や班同士の情報交換が円滑になり、仕事の効率向上が見込めます。例えば、営業部の資料を製造部がすぐに印刷して確認する、といった作業が容易になります。

さらに、印刷の指示を一括管理できるので、印刷状況の把握や問題発生時の素早い対応も可能になります。印刷が止まっている、紙詰まりしているといった場合に、すぐに原因究明と対応ができます。また、高性能な印刷仲介機では、利用者確認や接続制限といった安全対策も充実しており、秘密情報の流出の危険性を減らせます。許可された人しか特定の印刷機を使えないようにすることで、情報漏洩対策になります。印刷記録の管理機能によって、誰がいつ何を印刷したかを記録し、印刷費用の分析や不正利用の防止にも役立ちます。誰がどれくらい印刷しているかを把握することで、印刷コストの削減に繋がるだけでなく、不正利用の抑止力にもなります。

このように、印刷仲介機は単に印刷を便利にするだけでなく、費用の節約、仕事の効率向上、安全性の強化など、会社経営に大きく貢献すると言えるでしょう。特に最近は、自宅など職場以外で仕事をする人が増えたことで、場所を選ばずに印刷できる、いわゆる雲印刷の需要が高まっています。印刷仲介機は雲印刷にも対応しており、柔軟な働き方を支える重要な道具となっています。例えば、外出先で作成した資料を会社の印刷機で印刷するといったことが可能になります。

選び方のポイント

印刷機の共同利用を助ける装置を選ぶには、いくつか気を付ける点があります。まず、お使いの印刷機とつなげられるかどうかを確認することが大切です。印刷機の型番や、ケーブルでつなぐのか、無線でつなぐのかといった接続方法を調べ、合う装置を選びましょう。次に、会社の情報網の環境に合った装置を選ぶ必要があります。会社の情報網が有線なのか無線なのかといった点を確認し、対応した接続方法を持つ装置を選びましょう。同時に何台の情報端末から印刷できるか、印刷の速さも大切な点です。使う人の数や印刷の量に合わせて、ちょうど良い性能を持つ装置を選びましょう。さらに、情報の安全を守る機能も重要です。使う人かどうかを確かめる機能や、印刷できる範囲を制限する機能、印刷の記録を管理する機能があるかなどを確認しましょう。予算に合わせて、必要な機能を持つ装置を選ぶことが大切です。最近は、場所を選ばずに印刷できる機能を持つ装置も増えてきています。どこからでも印刷したい場合は、そのような機能があるかどうかも確認しましょう。導入後の使い方や管理のしやすさも考えて、会社の必要に合った装置を選びましょう。例えば、小さな会社で使う場合は、接続できる情報端末の数が少なくて済むかもしれませんし、大きな会社で使う場合は、より速く印刷できる装置が必要になるかもしれません。また、情報漏洩を防ぐために、安全機能が充実した装置を選ぶことも大切です。これらの点を踏まえ、自社の環境に最適な装置を選びましょう。

設定方法

印刷機の共同利用を実現する印刷仲介装置、その準備の仕方について説明します。装置の種類によって細かい手順は変わりますが、大まかな流れは同じです。まず、印刷仲介装置を情報網に繋ぎます。線が使える場合は線で繋ぎ、線が不要な場合は無線で接続します。無線で繋ぐ場合は、無線接続の準備が必要です。

次に、印刷機を印刷仲介装置に繋ぎます。多くの場合、専用の線で繋ぎますが、情報網に直接繋げる印刷機であれば、情報網越しに繋ぐことも可能です。繋ぎ終えたら、操作端末に印刷仲介装置専用の操作手順書や制御用部品を導入します。通常は、装置に付属の円盤や製造元の情報網から入手できます。導入が済んだら、操作端末から印刷仲介装置を探し、接続の設定をします。設定が終われば、操作端末から印刷機を選んで印刷できるようになります。

具体的な設定方法は、装置の説明書を見るか、製造元の相談窓口に尋ねるのが良いでしょう。設定がうまくいかない場合は、情報網の設定や印刷機の接続状態を確かめてみましょう。また、外部からの攻撃を防ぐための仕組みにより、印刷仲介装置との通信が遮られている場合もあるので、その設定も確認する必要があります。

印刷仲介装置を使うことで、複数の操作端末から一つの印刷機を利用できるので、職場や家庭で役立ちます。情報網への接続方法や印刷機との接続方法はいくつか種類があるので、自分の環境に合ったものを選びましょう。設定に困ったときは、説明書をよく読んだり、製造元に問い合わせたりすることで解決できます。快適な印刷環境を実現するために、正しく設定を行いましょう。

トラブルシューティング

印刷処理が滞り、書類が出力されない、いわゆる「印刷できない」状態には、幾つかの原因が考えられます。印刷を仲介する機器、印刷中継器に問題がある場合、まず印刷中継器と印刷機の接続状態を確かめましょう。繋ぐための線がきちんと接続されているか、印刷中継器と印刷機の電源が入っているかを確認します。

次に、周りの機器と繋がる仕組み全体への接続状況を確認します。印刷中継器が全体の仕組みの中に正しく組み込まれているか、住所とも言える識別番号が正しく設定されているかを確認しましょう。自分の使う機械と印刷中継器の接続も確認が必要です。印刷中継器を動かすための指示書や部品が正しく入っているか、自分の機械から印刷中継器へ接続できるかを確認しましょう。

印刷機のインクや紙の残量も確認が必要です。インクや紙が無くなると印刷できないことがあります。これらの確認をしても印刷できない場合は、印刷中継器の再起動を試してみましょう。一旦停止して、改めて起動することで問題が解消される場合があります。自分の機械の再起動も有効な手段です。

それでも解決しない場合は、印刷中継器や印刷機の製造元の相談窓口に問い合わせるか、専門の業者に相談することをお勧めします。問題解決を行う際には、表示されるエラーの言葉を確認することも重要です。エラーの言葉から問題の原因を特定できる場合があります。例えば、「紙詰まり」の表示があれば、紙の通り道を確認することで解決できるでしょう。焦らず、一つずつ確認を進めることで、問題を解決し、スムーズな印刷作業を実現できるでしょう。